情報セキュリティありき グループウェアの利便性

情報セキュリティありき グループウェアの利便性

情報セキュリティにおけるグループウェアの役割について

まず、グループウェアシステムとはどういうものなのかということから知る必要があります。グループウェアシステムは、組織業務で日常的に発生する事務処理を円滑に行うために作られたシステムになります。たとえば、複数の人間に連絡を行いたい場合は、メールや掲示板機能により相手にメッセージを伝えることができます。自分の予定や相手の予定を調整したい場合は、スケジュール機能が活躍します。その他、会社の車を予約管理して利用したい、社内における機密資料を一括管理したいなど、そういったこともグループウェアシステムがあれば実現することができます。ここで問題となってくるのが、管理の仕方になります。

何も取り決めを行わずにやみくもに設定や登録を行っていけば、運用している中ではいろいろと問題が生じてきます。ここはやはり、ある程度の運用規則を取り決めて、そのルールの中でシステムを最大限に活用することが重要になります。情報セキュリティについてもその一環です。システム運用を行う上で、情報セキュリティポリシーを策定して運用すればより安全で利用しやすシステムになります。掲示板の記事の上げ方、ファイル管理機能にアップすべき資料の選定などもポリシーに従って行うことが重要です。グループウェア上の情報を印刷して活用する場合でも、情報セキュリティの取り決めを行っておけば、不正な利用を行うことができにくくなります。以上、踏まえてシステム導入の際は、参考にしていただければと思います。

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